La delega in azienda: cosa è, cosa serve e come approcciarla?

Senza capacità di delega è difficile avere un’azienda organizzata anche se l’azienda è piccola. Il problema della delega lo soffrono in molti imprenditori ma in pochi ne sono consci. Quello che generalmente gli imprenditori conoscono, vedono e subiscono sono i sintomi della mancata delega che si manifestano in frasi del tipo: “avrei bisogno di un giorno di più ore”, “ho così tanto lavoro che non so più come venirne a capo”, “hai voglia a fissarti le priorità quando ci sono sempre altre urgenze e attività”, “ricevo 150 telefonate al giorno non so più cosa fare”, “lavoro anche di notte”, …

In questi casi bisognerebbe delegare. Sì ma con che criterio?

Io vi propongo un matrice, che come qualsiasi metodo è sbagliato, ma che vuole comunque aiutare a dare un criterio.

Per usare la matrice della delega qui proposta vi bastano 3 passi:

1. Fare un elenco delle attività;
2. Fare una distinzione tra attività che vi danno energia e attività che vi costano fatica (vi possono essere attività che amate ma molto faticose, così come attività che odiate ma poco faticose in termini energetici) e scriverle su post-it di colori diversi a seconda di come le percepite;
3.  Disporre le attività sulla matrice considerando il loro livello di standardizzazione e la vostra competenza.

Per quanto concerne il livello di standardizzazione di una attività tenete presente che una attività risulta tanto più standardizzabile, quindi delegabile, quanto più è: un compito frequente e di routine; già ottimizzato e codificato; è soggetto a frequenti cambi di regolamenti esterni e quindi richiede una dedizione totale (pensiamo alle attività rendicontative o legate all’import/export).

Le 5 aree aree di delega individuate, diverse per priorità di delega e modalità individuano pertanto le seguenti situazioni:

• Nei primi due casi (delega con priorità 1 e con priorità 2) e nell’ultimo (delega con priorità 5) l’opzione migliore è di delegare in modo totale. Il focus è sulla scelta della persona più motivata e disponibile ad assumersi la responsabilità prima ancora che la più competente;
• Nei secondi due casi (delega con priorità 3 e con priorità 4), dato il livello di complessità o difficoltà dell’attività, si richiede non solo di scegliere una persona motivata ma anche di scegliere una persona che abbia le competenze di base necessarie per svolgere le attività. Il focus nel terzo caso deve essere su una attenta definizione dei risultati e degli obiettivi al fine di selezionare la migliore persona possibile e misurarne anche l’efficacia ed efficienza. Nel quarto caso la delega può avvenire attraverso un percorso di affiancamento e feedback.

Le aree in cui non esercito la delega sono 3 cui corrispondo diversi atteggiamenti:

• La prima, denominata “Formazione o Coinvolgimento” individua le attività sulle quali la competenza dell’imprenditore non è elevata e quindi è bene: intraprendere un percorso di formazione dopo aver valutato il costo della formazione in termini di tempo, denaro e impatto delle attività sull’azienda; optare per il coinvolgimento di risorse interne magari più competenti in merito;
• La seconda, denominata “Coinvolgimento“, prevede che l’imprenditore condivida le attività con altre persone nel gruppo in modo da creare la possibilità di delegare se i carichi di lavoro o impegno su altre attività lo richiedono;
• La quarta area, denominata “Focalizzazione” raccoglie quelle attività cui l’imprenditore può e deve dedicarsi.

modalità. Inoltre, sulle attività che non delegherò sono previsti tre scenari: focalizzazione, condivisione con il team e training.

Per usare questa matrice (che potete scaricare in pdf o usare online) vi basta armarvi di post-it su cui scrivere le attività che svolgete e metterli sulle differenti aree. L’unica accortezza è di utilizzare post differenti per le attività che vi costano energia e fatica (in questo caso abbiamo usato il blu) e per quelle che invece in qualche modo vi “esaltano” (in questo caso abbiamo usato il rosa). A seconda di dove metterete il post-it e del suo colore avrete la risposta su cosa fare con quella attività.

Ovviamente, matrici sulla delega ne trovate varie (per esempio qui e qui) ma secondo me hanno tutte tre difetti:

1. Guardano al tempo che l’attività occupa più che al fatto che l’attività sia standardizzabile o meno;
2. Non considerano quanta energia psico-fisica l’attività ci costa. Non basta infatti che una attività piaccia o meno per capire se delegarla, credo sia utile comprendere anche come ci sentiamo dopo. Ci sono attività veloci che ci stancano molto o viceversa attività lunghe e complesse che non ci pesano;
3. Considerano delegabile tutto ciò che non è importante e non è urgente il che, come visto, aiuta a gestire meglio il nostro tempo ma non risolve il problema della delega.

La delega non è una questione di bianco o nero: ci sono sfumature di grigio tra un dittatore e un anarchico.

Jurgen Appelo

Cosa è la delega?

La delega è quel processo che attribuisce ad un’altra persona poteri decisionali e responsabilità su una attività.

Cosa ci dicono gli studi sulla delega?

Per rispondere a questa domanda mi limito a considerare due studi, entrambi del 2013, e un bellissimo video.

Nel primo studio, condotto da Gail Thomas afferma che il 53% degli imprenditori pensa che la propria azienda potrebbe crescere di più del 20% se loro riuscissero a delegare il 10% del proprio carico di lavoro. Nel secondo studio, apparso sull’Harvard Business Review, Cohen and Birkinshaw hanno intervistato svariati imprenditori in USA e Europa ed è risultato che circa il 41% della loro giornata lavorativa è riempita da attività che potrebbero  essere svolte totalmente da altre persone senza effetti sulla performance delle stesse.

Ma perché di solito non deleghiamo?

La lista delle scuse può essere pressoché infinita, ma credo sia possibile raggrupparla in 4 categorie

1. “faccio prima e meglio se lo faccio” io,  ovvero “nessuno è meglio di me” (sindrome di Superman);
2. “se non ci sono io casca tutto” (sindrome di Gravità);
3. “critico sempre tutti” (Sindrome di Puffo Quattrocchi);
4. “non ho tempo di delegare” o “non so come delegare” (Sindrome dello Struzzo).

A questo aggiungo solo che c’è chi non delega perché si ritrova in una situazione in cui nessuna attività o quasi viene svolta da una persona ma vi è un continuo confronto e una modalità di riunione continua…e in questo caso però prima di tutto è bene organizzarsi!

Ok, delego e adesso?

Adesso non vi rimane che trattare l’attività delegata come un qualsiasi altro progetto in azienda: vi serve una persona, alcuni step intermedi, un obiettivo e, in questo caso, anche un supporto tramite feedback.