Oltre la mail c'è di più: lavorare meglio utilizzandola meno

La mail è una droga: su questo non si discute, infatti anche Google ne è pienamente convinto.

Scherzi a parte, siamo tutti sommersi di mail, sia io come freelance, sia tanti imprenditori e dipendenti che lavorano in aziende più o meno grandi. L’uso della mail si è diffuso così capillarmente eche da strumento che doveva semplificare e velocizzare il lavoro è diventato una delle principali perdite di tempo. Ma si può vivere, o meglio lavorare, senza mail? Siete proprio sicuri che la mail sia lo strumento più adatto per lavorare in team?

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La storia

Ci abbiamo messo 400 anni per passare dalla stampa, al telegrafo (1794) e altri 80 circa per arrivare al telefono (1876); la prima forma di comunicazione sincrona tra persone senza essere nella stessa stanza. Abbiamo, quindi, avuto abbastanza tempo per abituarci a questa ancestrale rivoluzione nei mezzi di comunicazione. Il problema nasce con quanto avvenuto dagli anni ’80 ad oggi:

• 1983 il primo cellulare – non solo parli con chi vuoi ma anche da dove vuoi;
• 1990 la mail, gli sms e le chat – scrivo quando voglio, a chi voglio, sia in real time, sia no;
• 1993 il primo smartphone – ovvero tutta la rivoluzione nei mezzi di comunicazione a portata di mano e in ogni luogo;
• 2005 i social – di tutto di più ma solo dall’ufficio;
• 2007 il primo iPhone – ovunque, sempre, comunque, qualunque mezzo di comunicazione pensato e qualcuno anche solo immaginato!

In meno di 30 anni l’uomo e, di conseguenza, le aziende sono state esposte ad una evoluzione dei mezzi di comunicazione senza precedenti che ci ha lasciato tutti un po’ storditi.

Tra questi mezzi uno però detiene lo scettro di perditempo per eccellenza: la mail!

I fatti

La mail funziona è semplice ed è praticamente imbattibile! Perché?

1. la sanno usare tutti;
2. funziona sempre;
3. la puoi usare come todo list, come backup, come agenda, come lista dei contatti, …;
4. è comoda.

Qualsiasi cosa pensiate di fare per liberarvi dalla mail pensate sempre a ciò: limitare la mail è come cercare di eliminare la pasta dalla vostra dieta.
Alcune ricerche sull’uso della mail sono però eloquenti:

• Ogni lavoratore spende circa 13 ore alla settimana guardando, rispondendo e leggendo mail (McKinsey Quarterly, Novembre 12)
• La maggior parte di persone reagisce (legge o risponde) ad una mail nell’arco di 6 secondo da quando arriva la notifica sul desktop, ovvero con la stessa velocità con cui in media rispondiamo ad una chiamata telefonica (Ricerca della Loughborough University, 2002)

Insomma, la mail non va bene, soprattutto se usate per coordinare team o gestire progetti. Il tasto “Rispondi a tutti” è sempre l’inizio di un discorso senza fine.

La gestione del lavoro via mail mostra tutti i suoi limiti per varie ragioni

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In primo luogo, il lavoro è sempre più caratterizzato da virtualità, mobilità e collaborazioni geograficamente disperse. La mail andava benissimo come unico strumento quando dovevamo scambiarci poche informazioni, a basso valore e con scarsa rilevanza decisionale. A questo si aggiunge che le fonti di informazione sono sempre più complesse, ovvero disperse, interattive, e non cartacee. Il tutto ci spiega come mail spesso lunghi thread di mail con decine di persone in copia si risolvono con un nulla di fatto. L’unica differenza quindi tra i ninja delle mail (coloro che adottano approcci inbox-zero) e gli altri sta solo nella quantità di tempo e non nel risultato.

In secondo luogo, gli organigrammi aziendali interni sono sempre meno piramidali e sempre più piatti e reticolari, il che implica che la comunicazione dall’alto verso il basso è sempre meno possibile e quindi questo amplifica l’effetto e il tempo investito nella gestione di mail basate sul “Rispondi a tutti”.

Inoltre, il lavoro è sempre meno routinario. Se, secondo Gartner, nel 2010 circa il 25% del lavoro era non-standardizzabile, questa percentuale aumenterà fino al 40% entro l’anno prossimo. Percentuale che personalmente ritengo sia molto più alta per freelance e lavoratori creativi. Al diminuire della quota di lavoro standard aumenta la necessità di prendere decisioni, confrontarsi e discutere e, proprio a causa della evoluzione del lavoro diminuisce la possibilità di fare riunioni.

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Infine, la mail è vecchia. Va bene per i tardivi digitali ma per gli altri? Gli altri – i nativi digitali o la generazione Facebook – che masticano e vivono di reti preferiscono altro: instant messenger e social network. Ce lo conferma anche una ricerca del  The Pew Research Center dalla quale emerge che il 63% degli adolescenti scrive messaggi giornalmente laddove solo il 6% fa lo stesso con la mail.

Istruzioni per l’uso: usare meno la mail e di più strumenti come Dropbox, Doodle, Evernote, Google Docs

La risposta al massiccio uso della mail è imparare a spostare parte delle decisioni e delle comunicazioni su altri mezzi. Gli strumenti che lo fanno sono tanti e si chiamano social enterprise network ma come sempre lo strumento non è la soluzione.

Il mio consiglio è quello di NON iniziare usando un social enterprise network ma di iniziare a farvi le ossa e ad educare collaboratori, clienti e dipendenti usando altri strumenti e quindi:

1. Cercate di usare servizi cloud per scambiarvi documenti questo fa sì che la mail smetta di essere lo sgabuzzino di tutti i documenti e il repository delle infinite versioni dell’ultimo file. Il più conosciuto è Dropbox, io amo Copy, ma ve ne sono tanti altri…
2. Per fissare appuntamenti o votare una soluzione usate Doodle. Lo so che non tutti lo amano e che alcuni non lo sopportano ma quando ricevete 10 mail per fissare un appuntamento e 4 telefonate lo dovreste iniziare ad apprezzare!
3. Non scambiatevi documenti su cui lavorate in più mani via mail, usate Google Docs o Evernote. Nessuno dei due è a mio parere lo strumento perfetto però funzionano, girano su dispositivi mobile, si adattano, ed eliminano un po’ di mail
4. Per chiedere un parere veloce, una disponibilità, insomma una risposta secca: instant messenger. Se il vostro interlocutore può rispondervi vi risponderà prima della mail e con meno perdita di tempo.
5. Evitate i promemoria via mail: usate i calendari condivisi Google Calendar è il più diffuso.

Fate già tutto questo o altro o molto di più? Non vi rimane che passare al livello successivo: provare un social enterprise network!