Quando uno è abituato a ricevere vagonate di e-mail ogni giorno – come accade ad esempio ai giornalisti e alle redazioni di giornali, tv e radio – è naturale sviluppare un forte istinto selettivo: si scartano in automatico non solo gli spam, le pubblicità e le mail che evidentemente non interessano nel contenuto, ma anche quelle – tante – mail che ad una prima e rapida occhiata risultano scritte male, con errori di ortografia, non chiare, incomplete, con allegati troppo pesanti, con testo troppo lungo e discorsivo, con oggetto incomprensibile, etc etc.
Quindi, se avete tra le mani una buona notizia, avete scritto un bel comunicato stampa rispettando tutte le 5W, con un buon titolo ad effetto, con un bell’incipit, una bell’immagine allegata e tutti i dettagli chiari e precisi – onde evitare di veder sfumati con un semplice “canc” tutti i vostri sforzi di comunicazione con il mondo della stampa – ecco alcune utili regole base per permettere ai propri comunicati di avere più chance di essere letti dai giornalisti.
Si tratta di semplici regole stilistiche ed estetiche, si, perché anche l’occhio vuole la sua parte!
1. Utilizzare un font chiaro e comune. Dando per estinto il buon vecchio “Times New Roman”, preferiamo dei font facilmente leggibili e diffusi ( Arial, Verdana, Trebuchet, Tahoma, ad esempio). Non sia mai che i giornalisti ricevano una mail in un font non compatibile, e siano costretti a sostituire a mano tutte le “è” e le “à” nel fare copia/incolla.
2. Copiare il testo del comunicato stampa nel corpo della mail. Questione dibattuta nel mondo degli uffici stampa: c’è chi preferisce inviare il comunicato stampa in PDF in allegato alla mail. I giornalisti solitamente non perdono tempo ad aprire i PDF in allegato, meglio quindi sempre inserire il testo nel corpo della mail, così ad un primo sguardo il giornalista ha modo di leggere subito il titolo e l’incipit.
3. Inserire un logo dell’azienda. Importantissimo: il logo ci permette di essere più facilmente identificati e ricordati visivamente per le nostre comunicazioni. Il logo va inserito nel corpo della mail al di sopra del titolo del comunicato stampa e non deve essere troppo grande né troppo piccolo, soprattutto non deve essere pesante.
4. Allegare del materiale fotografico. Con l’invio di un comunicato stampa è sempre consigliabile inviare anche del materiale fotografico a supporto della notizia. Può essere una foto relativa all’evento, se si tratta di un evento, oppure di una panoramica esterna dell’azienda nel caso si parli di un argomento generico, oppure di una bella foto (professionale, non di quelle fatte in casa) del titolare se questo è citato nel testo. È difficile, ma bisogna cercare di mettersi nei panni del giornalista e pensare ad una foto adatta ad accompagnare la notizia, deve essere una foto il più possibile contestualizzata (ad esempio degli operai al lavoro all’interno dell’azienda) nella quale possibilmente compaiano delle persone.
Le foto vanno allegate a bassa risoluzione, indicando nella mail un recapito oppure un link attraverso il quale è possibile scaricare le foto ad alta risoluzione. Mai intasare la casella postale delle redazioni con una ventina di foto da 8 MB l’una …Si consiglia sempre di non superare 1-2 MB nella dimensione complessiva della mail.
5. Inserire sempre dei contatti. I giornalisti potrebbero avere bisogno di qualche delucidazione sul contenuto della mail, di altro materiale fotografico oppure potrebbero voler concordare un’intervista o chiedere altre informazioni. Deve esserci sempre in coda al testo un recapito telefonico dell’ufficio stampa oppure di qualcuno che sia reperibile anche in orari non d’ufficio e che sappia dare le informazioni richieste tempestivamente.
6. L’oggetto della mail è forse la cosa più importante. Il giornalista decide proprio in base all’oggetto se cestinarla subito, o se dare almeno uno sguardo al testo nel corpo! Quindi l’oggetto va scritto accuratamente, assicurandosi di non storpiare nomi e di non fare errori, indicando il nome dell’azienda che spedisce la comunicazione e una sintesi estrema della notizia comunicata (ad esempio: l’azienda XX apre una nuova filiale in Inghilterra). Per fare un invio più mirato si possono modificare i diversi oggetti delle mail a seconda della tipologia dei giornalisti a cui si invia la comunicazione: ad esempio se ci rivolgiamo alla stampa locale metteremo in evidenza che si tratta di un’azienda appartenente ad un determinato territorio ( es. l’azienda veneziana XX apre una nuova filiale in Inghilterra). Se invece ci rivolgiamo alla stampa specializzata possiamo specificare il settore: il mobilificio XX apre una nuova filiale in Inghilterra. Si consiglia di non usare un oggetto troppo lungo e discorsivo, ma piuttosto asciutto e coinciso.
Insomma, diciamo che dobbiamo colpire il giornalista con il nostro comunicato stampa inviato via mail usando tutto l’appeal che una notizia può dimostrare, inviando una mail ben scritta, completa di tutte le informazioni, semplice, chiara, immediata e che, come regola generale al sopra di tutte, non finisca con l’infastidire il ricevente al posto di invogliarlo a proseguire la lettura.
