Mail, telefono, riunioni e strumenti 2.0: istruzioni per l'uso per l'organizzazione dell'impresa

Non è difficile essere 2.0 e nemmeno avere i social: basta un po’ di impegno. Quello che è veramente difficile essere è essere organizzati per affrontare il mondo 2.0! La sfumatura non è di parole. Il cambio è sostanziale. Non si tratta di usare uno strumento ma di cambiare approccio al lavoro. Usare la mail, condividere notebook su Evernote e/o todo list su Wunderlist, oppure semplicemente calendari su Google Calendar, non sono sinonimo di organizzazione e condivisione del lavoro e delle idee… Non sono gli strumenti che regalano più innovazione e, magari, più vita privata ed efficienza al lavoro, ma è il come gli utilizzo. Non mancano gli strumenti, o almeno sempre più spesso ne abbiamo di ottimi, manca la capacità di cambiare da parte degli uomini che gli utilizzano. Non mancano piattaforme software. Non mancano servizi che funzionano. Non servono nemmeno competenze. Servono, secondo me, tutte abilità totalmente umane e sociali: voglia di cambiare, perseveranza nel cambiamento, comunicazione ottima e fiducia.

Ritengo che attualmente vi sia una visione centrata sugli strumenti: troppo spesso, infatti, sento persone elogiare la velocità del nuovo smartphone ma quasi mai sento persone dire che quello stesso smartphone gli ha fatto risparmiare due ore al giorno o al mese di lavoro. La tecnologia dovrebbe servire a renderci la vita migliore, non gli zaini e le borse più pesanti e nemmeno i nostri ego più gonfi!

Non sto dicendo in alcun modo che mio nonno e la sua agenda bastano poiché mio nonno:

• condivideva con molte meno persone diverse;
• si spostava meno e meno di frequente;
• era chiamato a gestire molte meno informazioni.

Io sono innamorato e affascinato dai social media e da tutte le forme di condivisione e cooperazione basate su strumenti software, tuttavia questa continua attenzione allo strumento e questo sorgere di “social media corsi” e “social media professionisti” mi lascia perplesso. A fronte di un  ambiente lavorativo sempre più complesso serve una organizzazione del lavoro nuova non incentrata sugli strumenti ma capace di cogliere il valore degli strumenti e usarli a seconda delle proprie esigenze. In altre parole, serve più uomo capace di cogliere e comprendere lo strumento e le sue potenzialità, attuali e prospettiche.

Cosa serve dunque per organizzare l’impresa in un mondo 2.0, sempre più connesso e complesso?

Secondo me gli elementi essenziali sono:

1. Capacità di costruire fiducia. La fiducia però non la costruisce né What’s Up né G+ né LinkedIn. La fiducia la costruiamo noi attraverso incontri, gioco forza sempre più veloci, sporadici e difficili per questioni di tempo e costi e attraverso una costante presenza sui canali online che reputiamo utili.
2. Capacità di esercitare una leadership basata su autorevolezza e competenza. Una leadership sempre più circostanziata ad un tema – o, forse, meglio dire a progetto – e sempre più temporanea. La leadership non ce la da la foto superfiga sul nostro profilo ma la nostra capacità di ascoltare e sostenere.
3. Capacità di innovare. L’iPad non ci rende automaticamente innovativi, come lo usiamo fa la differenza. La curiosità non ce la danno i 15.000 contatti LinkedIn ce la da la nostra mente. Aprire le persone e le aziende al nuovo, al diverso, a ciò che sembra distante. Non possiamo più permetterci una cultura aziendale non permeabile.
4. Capacità di selezionare gli strumenti. Gli strumenti cambiano, evolvono, spariscono e invecchiano da qui nasce la necessità di capire quali siano le proprie esigenze ed i propri problemi in ambito organizzativo per andare a monitorare costantemente l’adeguatezza dello strumento. Inoltre, è importante comprendere che non servono tutti gli strumenti e non serve sempre avere l’ultimo strumento ma è più utile usare al meglio gli strumenti che si hanno.
5. Capacità di imparare. Nessun strumento è per sempre. La mail stessa sta mostrando i suoi limiti. Il tempo dedicato alla sua gestione e l’influsso negativo sulla concentrazione sono solo alcuni segnali di come sia necessario disimparare ad usarla per ampliare il proprio spettro delle comunicazioni con i colleghi su strumenti più efficienti. La scelta tra strumenti 1.0 – riunione e telefono e 2.0 – mail, social e/o chat – è un esempio di come dobbiamo apprendere non solo a comunicare meglio ma anche a comprendere il mezzo attraverso il quale comunichiamo al fine di scegliere la modalità più efficiente.

A mio avviso, pensare di affrontare l’organizzazione aziendale partendo dagli strumenti porta solo ad un maggiore stress sulle risorse umane, le quali possono vivere l’introduzione come una inutile forzatura o peso o costrizione. Ogni nuovo strumento va calato nell’azienda partendo dai problemi che esso può risolvere.

Sono pienamente convinto che nell’attuale paradigma lavorativo e competitivo servano nuovi strumenti. D’altro canto sono anche altrettanto convinto che il focus è troppo spesso sullo strumento e poco o nulla sulla persona che lo userà. L’organizzazione 2.0 mette l’uomo e le sue abilità relazionali al centro. Più ci evolviamo nelle modalità lavorative e organizzative in un’ottica di rete e più abbiamo bisogno di comunicare, imparare ad imparare, gestire il cambiamento, e relazionarci. Il web 2.0, a maggior ragione nella sua declinazione organizzativa, non è lo spazio degli strumenti ma quello delle persone.

In conclusione, prima di investire tempo e denaro in qualsiasi social media coso e/o tool 2.0 per migliorare l’organizzazione aziendale fate un passo indietro e guardate in faccia agli uomini. Sono sempre loro, siamo sempre noi, il motore di qualsiasi cambiamento.

Be bold, be innovative but not be tool centric!