È un periodo che sono assillato dalla parola, e non solo, riunione. Non c’è giorno che una o più riunioni si mettano di traverso tra me e la mia to do list. Certe volte sono riunioni che mi coinvolgono, altre volte si tratta di riunioni che riguardano altre persone. Ogni tanto mi pare che il lavoro principale sia essere in riunione.
“Passo da una riunione all’altra”:dev’essere uno sport tipo la maratona!“Oggi, ho avuto una riunione, una conference call, e poi uno Skype”; praticamente un triatlon. Per finire con la boxe: “La riunione di oggi mi ha steso”. Insomma, ce n’é per tutti i gusti.
In questo mio studio, tutto empirico, sulle riunioni ho individuato quattro tipi di riunioni.
La riunione stile Fantozzi: sono presenti una o più belve umane e un cospicuo numero di merdacce o presunti tali. Siamo di fronte ad un processo, talvolta a fuoco lento, altre più veloce. Tratti distintivi: mea culpa; scuotimenti di spalle; rompimenti vari. Risultato: le merdacce tornano a casa depresse; le belve tornano a casa pensando che qualcosa cambierà. Sarete d’accordo con me che non basta solo sbagliare e fare notare gli errori per imparare.
La riunione stile Bart Simpson: l’ordine del giorno viene usato per costruire dei simpatici origami ed ciascuno dei partecipanti parla a getto. La presenza del disfattista e dell’euforico è assicurata. Insomma, un gran vociare magari divertente, magari creativo, magari se si fosse deciso anche chi fa cosa, quando e come sarebbe pure utile. Spesso, non solo non si sono affrontati i temi pianificati che rimangono lì sospesi, ma ne sono emersi altri come dal cilindro del mago. Tratti distintivi: nessuno ascolta nessuno; mail e materiali pre-riunione – se esistenti – non letti. Risultato: le priorità non esistono, si lavora come schegge impazzite su ciò che ad ognuno passa per la testa, al ritorno a casa si ha un senso di felicità perché qualcosa si è mosso.
La riunione stile Azzecca-garbugli: numeri, dati, procedure, discorsi letti, slide infinite, sbadigli a mitraglia, dita che corrono veloci sugli smartphone, e due grandi protagonisti: la noia e il chiacchierio di sottofondo. Si prepara la riunione formale con lo stesso spirito con cui si va ad un funerale. Sembra che senza un forte senso di serietà non si possa affrontare la riunione. L’ordine del giorno diventa l’unica stella polare perché con i suoi orari segna inizio, fine e speranza che vi sia un dopo. Tratti distintivi: pochi parlano, pochi ascoltano, pochi scambi d’idee e confronti. Risultato: chi ha parlato pensa di aver comunicato, chi non ha parlato pensa che non fosse nulla di importante.
La riunione stile Amici Miei: pacche sulle spalle, grandi sorrisi, amici veri, si parla del più e del meno, si progetta, si dicono cose, l’ordine del giorno c’è, se si segue bene, altrimenti bene lo stesso, il tempo scorre serenamente, insomma una riunione con i fiocchi o quasi. Tutti si sono sentiti ascoltati ed è stato un bel momento di incontro. Tratti distintivi: uso del tempo futuro, assenza di date, si ascolta tanto e si parla poco, non si arriva mai al dunque. Risultato: riunione un po’ inconcludente, si rimandano i progetti e le azioni.
E’ inutile nasconderlo le riunioni fanno parte della nostra vita lavorativa ed è bene imparare ad organizzarle ed affrontarle al meglio. Le riunioni sono infatti un ottimo momento per aggiornarsi sulle varie attività in corso, per identificare criticità e ritardi, per uscire dal proprio cubicolo e/o iter lavorativo e condividere opportunità e miglioramenti.
Nel mio piccolo ho individuato 2 principi ed alcune piccole regole che possono aiutarci a migliorare la qualità delle nostre riunioni.
Due Principi per la riunione (quasi) perfetta…
- Il primo principio è quello di avere rispetto del tempo altrui: più il lavoro è de-strutturato più il tempo è una risorse utile e importante per svagarsi, studiare, lavorare. È importante, da un lato arrivare alle riunioni preparati ed “essendo sul pezzo”, dall’altro fare si che non diventino una routine o un dovere o un’abitudine.
- Il secondo principio, è quello dell’azione, la riunione o è lavoro o non lo è; se lo è deve avere un tempo settato e un obiettivo.
… e 5 Regole per la riunione perfetta
Le regole di base per una buona riunione:
- Ogni volta che senti il bisogno di una riunione pensa ad una alternativa. Se non la trovi verifica che la riunione sia il modo più veloce per affrontare e risolvere la questione. Se infine la risposta è no: fissa la riunione.
- I problemi tra i partecipanti vanno risolti non durante la riunione ma prima o dopo, almeno che l’oggetto della riunione non siano le relazioni del team.
- Fornire sempre dei materiali pre-riunione e dare il tempo di leggerli, commentarli e lavorarci.
- Settare un tempo. Per me 15’ a partecipante sono un buon tempo per una proficua riunione con dei risultati.
- La riunione non è la panacea: certe volte meglio un brainstorming, altre una cena e altre ancora una litigata
