I nuovi media tecnologici e social stanno cambiando il modo di realizzare, pianificare e promuovere gli eventi. Per gestire al meglio tali attività è necessario conoscere gli strumenti a disposizione ed utilizzarli nel modo più appropriato. Dall’analisi di una serie di eventi realizzati, con successo e non, ecco un elenco degli errori più comuni in cui si incorre durante la pianificazione di un evento.
1. Troppi Social Media
Follow us on Twitter, Like us on Facebook, Join our Group on Linkedin, Leggi il nostro Blog, Guarda i nostri video su Youtube.
Non è necessario essere dappertutto. Gli eventi con una piccola, accurata presenza (possibilmente nei canali che i potenziali partecipanti frequentano) sono sempre rispettabili e profittevoli.
Un costante aggiornamento e coinvolgimento attraverso Twitter può essere lo strumento adatto. Un gruppo LinkedIn vivace ed esclusivo è perfetto e più che sufficiente per le necessità nei Social Network. Una pagina Facebook con i primi iscritti e offerte speciali per i partecipanti fa guadagnare gli agognati ‘Like’.
Che social networks è meglio utilizzare per il target dei partecipanti? Un buon punto di partenza è iscriversi ad Analytics e controllare i loro dati demografici.
La qualità è più importante della quantità in una strategia di presenza sui Social.
2. Troppo pochi Social Media
Bella brochure. E’ tutto qui? E’ quello che puoi fare?
‘Ma non ho le risorse per supportare i social media!’
Hai avuto le risorse per realizzare un pessimo website!
Perché non pensare strategicamente, re-inventare te stesso e guadagnare il rispetto dei tuoi partecipanti? Puoi farlo con un account Twitter?
Si, puoi! E in un modo più personalizzato e coinvolgente rispetto alle comunicazioni tradizionali.
3. Troppo controllo
Siedi qui, guarda lì, mangia al buffet, ascolta gli sponsor e ammira quanto sono meravigliosi.
Nel 2007 hanno iniziato a diffondersi gli eventi user-generated. E’ bello il messaggio che scaturisce da unconferences, barcamps, ma anche tavole rotonde con persone che non si ritengono superiori.
Meglio lasciar decidere i partecipanti, lasciarli interagire in modo orizzontale con i relatori, abbattere le barriere ed evitare ogni trattamento VIP.
4. Nessun responso diretto
I responsi diretti negli eventi sono molto importanti. Che provengano da Twitter attraverso hashtags o da strumenti personalizzati realizzati ad hoc per l’evento. Permettono di capire se le attività scelte sono state apprezzate e se il modo in cui sono state gestite è stato il migliore.
Si dovrebbe pensare al feedback negli eventi come ai commenti su un blog. Più commenti = Più Interesse.
5. Sito web in Flash
I siti realizzati in flash Flash sono molto amati dai grafici perché permettono un controllo «perfetto a livello di pixel» del disegno, font compresi. Sfortunatamente, anche se i siti di Flash sono generalmente piacevoli da vedere, non riescono a soddisfare i criteri minimi per siti web orientati alle esigenze di business. Le informazioni testuali e i link integrati in Flash sono spesso invisibili ai motori di ricerca, la creazione dei report web analytics sulla navigazione ed utilizzo di siti Flash è problematica e soprattutto sono difficilmente aggiornabili a non dedicati all’interattività con gli utenti.
Non importa se hai la miglior location in città, l’attenzione ai dettagli è anche digitale.
6. Nessun Live Stream
Questa è un’enorme opportunità persa per gli event planners. Offrire live stream significa pensare a business futuri. Permette alle persone che per vari motivi non possono recarsi nel luogo dell’evento di sentirsi comunque parte del momento e poter condividere commenti ed opinioni durante e successivamente allo svolgimento dello stesso.
Inoltre le persone che non possono partecipare all’evento presente possono aumentare i partecipanti dell’edizione successiva.
Il Live streaming sta diventando un business enorme e YOUTUBE lo ha recentemente introdotto, rendendolo ancora più appetibile per le opportunità SEO.
7. Nessun networking pre evento
Gestire una lista dei partecipanti stampata su di un foglio di carta il giorno dell’evento, presuppone molto lavoro di networking e raccolta di informazioni durante lo svolgimento.
Esistono vari strumenti che permettono ai partecipanti di farlo per te con informazioni più interessanti. Lanyrd e Plancast sono due grandi esempi in questo campo, permettono di condividere gli eventi a cui si parteciperà e vedere quelli a cui parteciperanno i componenti della propria rete. Il primo è dedicato alle conferenze il secondo gestisce eventi in generale.
8. Business Model del 1990
Riunire 300 persone in una stanza per 3 giorni è ciò che sembrava un evento nel 1990.
Offrire webinars, organizzare meetups regolari, implementare sistemi virtuali permette all’evento di fornire una proposta di maggior valore. Nella maggior parte dei casi è possibile realizzare più business creando un’esperienza impeccabile, non limitata nel tempo.
9. Poca creatività
‘Abbiamo bisogno di un Hastag per Twitter’.
No non ce l’avete.
Infatti è completamente inutile definire un hashtag e dimenticarlo. In realtà questo può trasformarsi in TWOMITING (permettere ai partecipanti di vomitare centinaia di tweets su di una sessione), l’apice delle pratiche noiose sui social media.
E’ necessario essere creativi nel modo in cui si gestiscono i canali social. E’ meglio richiedere di più ai partecipanti e incoraggiare l’uso creativo degli hashtags piuttosto che promuoverli sul tuo sito.
10. Processo di registrazione arcaico
E’ molto avvilente vedere come, nel 2012, la maggior parte degli eventi richieda ancora documenti via fax per registrare i partecipanti.
Ci sono dozzine di servizi per implementare facilmente la registrazione di un evento, il più conosciuto è Eventbrite. Ognuno può scegliere lo strumenti più adatto alle proprie esigenze, semplici o complessi che siano, l’importante è farlo!
